De evenementenhal wordt uitgebaat door BVBA Pete’s Promotions, met zetel te 9690 Kluisbergen, Pladutsestraat 1. Zaakvoerders zijn Peter Decordier en Martine De Smaele, allebei wonend op hetzelfde adres.
De evenementenhal moet een centrale ontmoetingsplaats zijn voor alle inwoners van Oudenaarde, in 2de instantie ook voor de inwoners van de Vlaamse Ardennen en vervolgens daarbuiten. Dat betekent dat er op regelmatige basis evenementen plaatsvinden, voor een breed publiek, zowel qua leeftijd als qua interesse.
De evenementenhal is een plaats zijn waar verenigingen,persone of bedrijven terecht kunnen om hun evenementen te organiseren in de best mogelijke omstandigheden. Service voor de organisatoren is daarbij van groot belang. Met overleg kan veel – meer – bereikt worden. Veelal hebben wij uit eigen ervaring moeten vaststellen dat dit niet overal het geval is/was met alle gevolgen vandien.
Correctheid en eerlijkheid zijn van groot belang voor de uitbouw van de evenementenhal. Wij houden zelf al sinds onze start vast aan deze visie. Vandaar ook dat we, na al die jaren, nog altijd met zoveel verenigingen en mensen mogen samenwerken.
De evenementenhal hanteert een doordachte prijs-kwaliteitsservice inzake verhuur. Voor de publieke evenementen is dat vastgelegd ism met de Stad Oudenaarde. Maar ook de huurprijzen voor de private evenementen zijn meer dan billijk. Dat geldt eveneens voor de verkoopprijzen van de dranken. U zult merken dat wij voor de dranken een meer dan concurrentiële prijs aanrekenen aan de organisator.
De evenementenhal is een veilige lokatie. Daarom moeten organisatoren verplicht werken met professionele securitymensen bij fuiven, optredens, ed. Een goeie relatie met de politie- en hulpdiensten is daarbij onontbeerlijk. Wij engageren ons niet alleen vooraf maar ook tijdens de uitbating om op geregelde tijdstippen overleg te plegen met de betrokken korpsleiders van brandweer en politie evenals hulpdiensten zoals UZ-ziekenhuis, Rode Kruis, Vlaams Kruis en dergelijke. Wij bezorgen een precies overzicht van de activiteiten die in de evenementenhal plaatsvinden met daarop de aard van de organisatie, het aantal verwachte bezoekers en de naam + telefoon van de verantwoordelijke.
De evenementenhal is en blijft een propere locatie. Daarom moet nauwlettend toegezien worden dat – wanneer de organisator zelf instaat voor de opkuis – de hal in een perfecte staat wordt achtergelaten. Strenge controles tijdens en na de evenementen door de concessiehouder zijn daarbij van het grootste belang. Dit geldt uiteraard ook wanneer de concessiehouder zelf instaat voor de opkuis. Voor het verwijderen van het afval staat Firma Van Gansewinckel in.